DPA pentru cabinete

1. Identificarea partilor

Operatorul si prestatorul serviciului este DOCODEX SRL, cu sediul in Str. Lautarilor 7, Cihei, judetul Bihor, Romania, inregistrata la Registrul Comertului sub nr. J05/1587/2023, avand CUI 48346026 si EUID ROONRC.J5/1587/2023. Pentru solicitari comerciale, juridice sau privind protectia datelor ne poti contacta la office@docodex.com sau telefonic la 0733 903 474.

2. Rolurile partilor

Cabinetul client actioneaza, de regula, ca operator pentru datele personale pe care le introduce sau le gestioneaza in platforma in legatura cu propria activitate profesionala. Operatorul Alert actioneaza, dupa caz, ca persoana imputernicita, prelucrand aceste date numai in baza instructiunilor documentate ale clientului si in limitele serviciului contractat.

3. Obiect, durata si natura prelucrarii

Prelucrarea are ca obiect furnizarea serviciului software de monitorizare privata a dosarelor, organizare interna, calendar, notificari, import, jurnalizare si suport. Durata prelucrarii este cea a relatiei contractuale, la care se pot adauga perioadele necesare pentru retentie tehnica, conformitate sau apararea drepturilor.

4. Tipuri de date si categorii de persoane vizate

In functie de modul in care clientul foloseste serviciul, pot fi prelucrate date ale avocatilor, personalului cabinetului, clientilor cabinetului, reprezentantilor, partilor din dosar, contactelor operationale si altor persoane ale caror date sunt introduse in mod justificat de client in contextul activitatii sale profesionale.

5. Obligatiile prestatorului

Prestatorul va asigura confidentialitatea persoanelor autorizate, masuri tehnice si organizatorice adecvate riscului, asistenta rezonabila pentru gestionarea cererilor persoanelor vizate, suport pentru incidente de securitate, precum si stergerea sau returnarea datelor la incetarea serviciului, in masura in care legea sau obligatiile de retentie nu impun altfel. Prestatorul nu va folosi datele cabinetului in scopuri proprii incompatibile cu furnizarea serviciului si va limita accesul intern la persoanele care au nevoie operationala reala.

6. Subimputerniciti

Prestatorul poate utiliza furnizori terti pentru hosting, email, notificari, suport, monitorizare, plati, facturare sau alte functii auxiliare, cu obligatia de a impune conditii contractuale adecvate si de a mentine o evidenta actualizata a categoriilor ori a listei de furnizori utilizati in productie. Subimputernicitii relevanti pentru productie includ, dupa caz, furnizorul de hosting/VPS, Google/Gmail, Firebase Cloud Messaging, NETOPIA Payments si SmartBill.

7. Audit si cooperare

La cerere rezonabila si cu respectarea confidentialitatii si securitatii altor clienti, prestatorul va pune la dispozitia clientului informatiile necesare pentru a demonstra conformitatea sa cu obligatiile aplicabile de persoana imputernicita.